Zmiany w OneDrive i SharePoint

W zeszłym miesiącu pojawiło się kilka bardzo wyczekiwanych zmian w usługach OneDrive dla firm i SharePoint Online. Chodzi oczywiście o podniesienie limitów i ograniczeń, m.in. wielkości przechowywanych plików. Zostały też wprowadzone pewne ulepszenia – z pozoru kosmetyczne, ale znacznie ułatwiające życie administratorom.

OneDrive dla firm

Microsoft od dawna zapowiadał zwiększenie dostępnej powierzchni dyskowej w OneDrive dla firm do „nieskończoności”. Dla większości użytkowników dotychczasowy 1TB wystarczał w zupełności, jednak teraz część z nich otrzyma dodatkowe 4TB. Dlaczego część? Ponieważ zmiana będzie dotyczyć jedynie osoby posiadające licencje Office 365 Enterprise (E3, E4, E5), Office 365 dla edukacji (Education), dla instytucji rządowych (Government) oraz dla posiadaczy OneDrive dla firm w wersji standalone w planie 2.

Dodatkowym wymogiem jest min. 5 w/w licencji w jednej organizacji (tzw. tenant). Jeśli te wymogi będą spełnione, każdy użytkownik będzie miał do dyspozycji 5TB przestrzeni dyskowej w swoim OneDrive. Wszystkim pozostałym będzie musiał wystarczyć dotychczasowy 1TB.

A dlaczego nie została wprowadzona nielimitowaną przestrzeń, jak wcześniej zapowiadano? Microsoft zdecydował się wprowadzić tę zmianę w dwóch etapach. Najpierw wszyscy użytkownicy spełniający powyższe kryteria otrzymają 5TB miejsca na wirtualnym dysku (implementacja planowana do końca marca tego roku). Następnie będzie możliwe rozszerzenie tego limitu do dowolnej wielkości. Będzie się to jednak odbywać na wyraźne życzenie klienta, czyli po przesłaniu zapytania do pomocy technicznej Microsoft. Na razie nie wiadomo, czy takie zapytanie będzie trzeba składać dla każdego użytkownika osobno, czy jednorazowo dla całej organizacji.

Kolejnym udogodnieniem, jest podniesienie limitu wielkości pojedynczego pliku do 10GB (wcześniej 2GB). Ta zmiana będzie już dotyczyć wszystkich użytkowników posiadających usługę OneDrive dla firm, bez względu rodzaj posiadanej licencji.

SharePoint Online

Tutaj najważniejszą zmianą jest zwiększenie bazowej przestrzeni dyskowej SharePoint Online z dotychczasowych 100GB do 1TB na organizację (tenanta). Podany limit dotyczy wszystkich typów licencji – zarówno Office 365, jak i SharePoint Online w wersji standalone. Dodatkowo każda organizacja otrzymuje 0,5GB za każdego użytkownika z licencją SharePoint Online (czyli bez zmian). Zatem jeśli twoja firma posiada 10 licencji, otrzymasz łącznie 1TB (1024GB) + 10 x 0,5GB. Warto przypomnieć, że podana wielkość jest dzielona pomiędzy witryny SharePoint, portal Video oraz przestrzeń dyskową wykorzystywaną przez Grupy Office 365.

Oczywiście tu również został zwiększony limit wielkości pojedynczego pliku do 10GB, jak w przypadku OneDrive dla firm. Dotyczy to także filmów przechowywanych w portalu Video.

Kolejną modyfikacją jest odświeżenie strony, gdzie wyświetlają się promowane i obserwowane przez użytkownika witryny SharePoint. Pojawiły się dwie nowe sekcje: „Ostatnio używane” i „Polecane”, napędzane silnikiem Office Graph (wykorzystywanym m.in. w usłudze Delve). Z pewnością pomoże to użytkownikowi szybciej odnaleźć potrzebne dane.

Zmieniła się również formuła wysyłania wiadomości email z usługi SharePoint. Jeżeli wysyłana wiadomość dotyczy jakiejś akcji użytkownika (np. udostępnienie pliku), wiadomość zostanie wysłana z jego skrzynki email (pod warunkiem, że użytkownik posiada usługę Exchange Online). Zatem nadawcą będzie użytkownik, który wykonał akcję w SharePoint, a wiadomość pojawi się w elementach wysłanych skrzynki email. Jeśli akcja w SharePoint nie będzie wykonywana bezpośrednio przez użytkownika (np. alerty w bibliotekach i listach), wtedy nadawcą wiadomości będzie no‑reply@sharepointonline.com. Dzięki temu powiadomienia z SharePoint Online nie będą blokowane ani traktowane jako spam.

Więcej informacji na temat limitów i ograniczeń w OneDrive dla firm i SharePoint Online znajdziesz na stronie Wsparcia Office

Szczegółowe informacje o zmianie formy powiadomień email w SharePoint Online