Microsoft Office 365 jako narzędzie biznesowe

Jednak globalizacja światowej gospodarki umożliwia praktycznie nieograniczony dostęp do nowych technologii. Wielkość i lokalizacja firmy przestaje mieć znaczenie. Jedyną przeszkodą pozostaje niechęć do nowych rozwiązań, spowodowana bliżej nieokreślonymi obawami. Taką przypadłość widać szczególnie w odniesieniu do usług cloud computing, czyli chmury obliczeniowej. Nie będę tłumaczył, czym jest chmura obliczeniowa, ani wymieniał jej zalet, bo na ten temat powstało już wiele publikacji. Zamiast tego, w kilku blokach tematycznych wyjaśnię, jak możecie zmienić sposób swojej pracy i dzięki technologii chmury wykonywać swoje służbowe obowiązki szybciej i wygodniej. Dowiecie się, jak wykorzystać nowoczesną technologię do codziennych zadań, które mimo, że przyziemne, często powodują wiele trudności. Powiem też, co możecie robić dzięki chmurze, a czego nie zrobicie bez niej. I nie będą to technologie kosmiczne, raczej zwykła, firmowa rzeczywistość.

1. Dostęp do dokumentów w Microsoft Office 365

Pewnie znasz z autopsji sytuacje, kiedy nerwowo przeszukujesz swój komputer i wszystkie możliwe pendrive’y, czy karty pamięci, żeby odnaleźć potrzebny ci dokument. Problemy z dostępem do urządzeń, na których są zapisane firmowe pliki dotykają najczęściej osoby, które dużo podróżują. Dodatkowo pojawia się kwestia kilku wersji tego samego pliku na różnych urządzeniach i odnalezienie tej prawidłowej.

W Microsoft Office 365 wszystkie swoje pliki możesz trzymać na wirtualnym dysku o nieograniczonej pojemności – OneDrive dla Firm. Dzięki temu, że jest to usługa w chmurze Microsoft – masz stały dostęp do swoich dokumentów – przez przeglądarkę internetową w komputerze oraz przez aplikację na twoim tablecie i w telefonie. Dodatkowo możesz zsynchronizować dysk OneDrive z lokalnym folderem na swoim komputerze, aby mieć dostęp do dokumentów, gdy będziesz offline.
Nie musisz kupować kolejnych pendrive’ów ani dysków przenośnych. Wszystkie pliki możesz trzymać na OneDrive. W razie awarii lub utraty komputera nie stracisz wraz z nim swoich dokumentów. Zawsze masz też możliwość odzyskania wcześniejszych wersji tego samego dokumentu, dzięki funkcji automatycznego wersjonowania.

2. Obieg dokumentów

Najczęstszą formą przekazywania i udostępniania informacji i dokumentów w firmach jest email. Jest to sposób wygodny i szybki, ale jak się często okazuje – dość ograniczony. Najwięcej problemów pojawia się, gdy przesyłamy załączniki dużych rozmiarów. A średni rozmiar plików stale wzrasta – m.in. ze względu na rozwój aplikacji, w których są tworzone. Dotychczas rozwiązaniem były, w pewnym sensie, serwery ftp, ale i tutaj pojawiały się problemy – najczęściej z prędkością transferu. Przesłanie plików na serwer i pobranie „po drugiej stronie” zajmowało wieczność!

Dlatego w Microsoft Office 365, a cały proces wymiany plików odbywa się zupełnie inaczej. Mając swoje dokumenty na wirtualnym dysku OneDrive, nie musimy wysyłać pliku jako załącznika. Zamiast tego udostępniamy go wybranej osobie, a adresat dostaje jedynie wiadomość z linkiem prowadzącym do dokumentu. W łączu, które mu wyślemy jest jednocześnie „zaszyta” informacja o uprawnieniach związanych z dostępem do pliku – np. możliwość edycji lub tylko podgląd. W ten sposób możesz wymieniać się ze współpracownikami nawet bardzo dużymi plikami bez konieczności zapychania skrzynek mailowych. Co więcej, osoba, której udostępnisz dokument, zawsze widzi jego aktualną wersję, wraz ze zmianami naniesionymi już po przesłaniu maila z łączem do pliku.

Wysyłając dokument tradycyjnie – jako załącznik, nie mamy kontroli nad tym, co zrobi z nim adresat. W Office 365 dajemy jedynie dostęp do pliku na naszym dysku wirtualnym z konkretnymi uprawnieniami (możemy np. zablokować możliwość pobrania pliku lub kopiowania jego treści). Taki dostęp możemy też w każdej chwili wyłączyć.

3. Wspólna praca

Wiele dokumentów w pracy musimy współtworzyć z innymi. W takich przypadkach tradycyjną metodą było utworzenie lokalnej kopii przez każdego z pracowników na swoim komputerze. Każdy tworzył taki dokument na swój sposób i zebranie tego w spójną całość było niewdzięcznym zajęciem, zwłaszcza przy rozbieżnościach w formatowaniu arkuszy Excel lub tabel w Wordzie.

Korzystając z Microsoft Office 365 jedna osoba tworzy odpowiedni dokument na OneDrive lub na witrynie w SharePoint Online i nadaje odpowiednie uprawnienia swoim współpracownikom. Dzięki temu możecie go wspólnie edytować. W dodatku możecie pracować nad tym dokumentem jednocześnie i w czasie rzeczywistym widzieć zmiany wprowadzane przez innych. Efektem jest jeden plik, w jednym miejscu, zawsze w aktualnej wersji.

Jeśli chcesz na bieżąco śledzić zmiany wprowadzane w jakimś dokumencie, możesz otrzymywać powiadomienia mailem (funkcja obserwowania) – po każdej zapisanej zmianie lub w formie cotygodniowego zbiorczego raportu. Dodatkową pomocą będzie aplikacja Delve, która rejestruje i wyświetla to, nad czym pracowałeś ty i twoi współpracownicy. Dzięki temu szybko nadrobisz zaległości po dłuższej nieobecności, ponieważ nie musisz pytać i szukać. Aplikacja Delve w Microsoft Office 365 sama powie ci nad czym ostatnio pracowała twoja firma oraz poszczególne osoby.

Microsoft Office 365 to zbiór narzędzi biznesowych, które naprawdę działają. W dowolnym miejscu i czasie umożliwia zwiększenie efektywności oraz produktywności pracowników, upraszcza współpracę zespołową, a także skuteczność działań podejmowanych przez Twoją firmę. Obecnie nie tylko zaawansowany system ERP jest w stanie podnieść wydajność wśród pracowników. Jak udowadniam, także pakiet Office 365 dla biznesu jest w stanie korzystnie poprawić funkcjonowanie Twojej firmy.